จดหมายเหตุ คืออะไร
จดหมายเหตุ(Archives) ตามหลักวิชาการสากลของการ
ดำเนินงานจดหมายเหตุมีความหมายคือ เอกสารฉบับ
(Original) ซึ้งสิ้นกระแสการปฎิบัติงานของส่วนราชการหรือ
สถาบันเอกชนที่ผ่านการวินิจฉัยว่ามีคุณค่าสมควรเก็บรักษา
ไว้ตลอดไปเอกสารสำคัญนี้ เรียกว่า  เอกสารจดหมายเหตุ
(Archives Materials) (กรมศิลปากร, 2542)

จดหมายเหตุ คือ เอกสารที่ส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจหรือเอกชน
ผลิตขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานและเครื่องมือในการปฎิบัติงาน
และยังหมายรวมถึงหนังสือบอกข่าวคราวที่เป็นไปรายงานหรือ
บันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น (พจนานุกรมราชบัณฑิตย
สถาน, 2542)

เอกสารจดหมายเหตุ คืออะไร
เอกสารจดหมายเหตุคือเอกสารทุกชนิดที่สิ้นกระแสอายุการ
ใช้งานแล้วโดยจะมีอายุประมาณ 20-30 ปีย้อนหลังและจำเป็น
ที่จะต้องเก็บตลอดไป  ไม่สามารถทำลายได้พร้อมทั้งมีความ
สำคัญต่อประวัติพัฒนาการของหน่วยงานนั้น ๆ  ซึ่งเอกสาร
จดหมายเหตุสามารถจำแนก ออกได้เป็น

• เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร
  (Textual Archives) คือ เอกสารที่สื่อข้อความเป็นลาย
  ลักษณ์อักษรไม่ว่าจะเขียนด้วยมือ หรือ พิมพ์ เช่นใบบอก
  สารตรา หนังสือโต้ตอบ เอกสารการประชุม
• เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ (Audio-Visual Archives)คือ เอกสารที่สื่อโดยเสียงหรือภาพเช่นภาพ
  ถ่ายเนกาตีฟสไลด์ โปสเตอร์ การ์ด ฯลฯ
• เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง (Cartographic Archives)  ได้แก่  แผนที่ พิมพ์เขียว
  แผนผังต่าง ๆ
• เอกสารจดหมายเหตุประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์ (Machine - Readable Archives)   เป็นเอกสารที่
  บันทึกข้อมูล และ ค้นคืนด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เอกสารของแต่ล่ะหน่วยงานระดับคณะ สำนัก สถาบัน จะมีลักษณะไม่เหมือนกันขึ้นอยู่กับภารกิจหน้าที่ของ
  หน่วยงานนั้น ๆ จึง มีลักษณะแตกต่างกันออกไป แต่
  อย่างไรก็ตามโดยหลักแล้วแต่ละหน่วยงานจะมีเอกสาร
  3 กลุ่มที่มีลักษณะที่ใกล้เคียงกัน ได้แก่
       - เอกสารเกี่ยวกับการบริหารทั่วไป
       - เอกสารบริหารงานบุคคล
       - เอกสารบริหารการเงิน